忘年会、歓迎会、送別会などの幹事を任された方々、お疲れ様です。
手のかかる面倒な飲み会の準備も終わり、いよいよ当日、幹事はどんな動きをすれば良いのか？
幹事が式次第の流れを把握していないと、スムーズな飲み会にならず「間延び」してダラダラとしたつまらない時間となってしまいます。
僕と一緒に飲み会当日の幹事の流れを確認していきましょう。
スムーズな飲み会にするための手順と注意点を確認していいよなぁ！？
がおすすめ！さくさくっと目次
会場には３０分前に１番乗りすること
幹事ですので、３０分前には１番乗りで会場入りしましょう。
幹事には、席の把握、余興の準備、景品の準備等、前もってやるべきことが多いです。
こんなことでは幹事失格であります。
会費の回収と会計のタイミング
会費の回収は宴会の数日前にしておくことがベストですが、タイミング合わない場合は宴会開始前に回収しましょう。
回収時にはお釣りが発生することもあるので、小銭は多めに持っていくように。
会計は宴会の開始前か締めの挨拶１５分前までに済ませてしまいしょう。
出席者の確認と開始時間きっかりにスタート
３０分前に会場入りしたといってだらけているわけにはいきません。
出席者がきちんと会場入りしているか把握・確認しましょう。
人数を数えてチェックしてもいいですし、僕の場合は名簿を作って１人ずつチェックを行い管理しました。
誰が来てて誰が来てないか把握してないようでは幹事失格であります。
開始前に飲み物をオーダーをしておき、お店に迷惑がかからないように、全員揃ってなくても宴会を開始しましょう。
宴会中の幹事とはタイムキーパーでもある
「幹事の準備編」という記事にも書いたように、幹事は事前に式次第を作成します。
アルコールが入ると人は時間をついつい忘れてしまうものですが、幹事がタイムキーパーの役割を担いつつ、式次第に沿ったスムーズな進行を心がけましょう。
時間を気にして進行しないと、後々のプログラムを駆け足で行わないといけなくなり世話しない宴会となってしまいます。
送迎がある場合は全員を見送る
時間の都合上自力で帰ることができない人もいるため、前もって送迎バスや自家用車を手配している幹事さんも多いことでしょう。
全員が会場を後にし帰路についたか確認をしなければなりません。
送迎バスに乗るはずだった人が乗っていない、なんてことも飲み会あるあるです。
幹事にもかかわらず、いの一番に帰ってしまうことがないように。
注意点は予定に反する人がいること
出席人数が多くなればなるほど、予定した流れに反する人が出てきます。
- 遅刻してくる人
- 会場がわからず道に迷う人
- 〇時に余興をやるとアナウンスしても席に戻って来ない人
- 送迎希望者のために車を手配しているのに、いつの間にか１人で帰ってしまう人
- 飲み過ぎてトイレから出てこなくなる人
こんな腹立たしいことが起きてしまうのが宴会なので、広い心を持って対応しましょう。
予定に反したことが起きても、冷静に幹事（司会）の仕事を全うしてください。
まとめ
緊張とプレッシャーを感じてしまう幹事の仕事ですが、幹事の仕事を全うすることで仕事の評価も上がることがあります。
逆に言えば、幹事の仕事をしっかり行えない人は普段の仕事もしっかり行えていない人が多いということです。
そう思われないように当日は流れに沿って幹事の仕事を頑張りましょう。
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