飲み会の幹事を任された時におさえたい7つのポイント【会費・挨拶】

飲み会の幹事を任せられた時におさえたいポイント
B-SquAdのはゆま(@mshayuma)だっ!

2017年、「日頃の労をねぎらう慰労会?なぜかバイトだけ労って社員が労われない件」という記事でも触れましたが、今年もその季節がやってきました。

今年の飲み会で僕はいきなり幹事を任されることになりました。

お酒を飲まない僕なので、もちろん幹事という役目をこなしたことが現在までありませんでした。

幹事の経験がない人にとって、その役目を任されることは「面倒」「不安」「逃げたい」と碇シンジ君ばりに逃げの姿勢を見せてしまうものです。

念のためネットで「幹事のやり方」を検索しても、「おさておきたい40個のポイント」のような記事が表示され、

はゆま幹事
40個もおさえたくない件について!

と発狂しかけました。

しかし、実際に幹事をやってみておさえるべきポイントは7つだけで良いことに気づいたので、今後幹事を任される人のために「幹事のやり方~準備編~」としてご紹介したい。

おさえたいのはポイントではなく君のハートだ!(?)

というわけで、幹事の準備について語ってもいいよなぁ!?

パグ幹事
幹事任されちゃった!やばーい!

はゆま
落ち着けパグよ!手順を1つずつ踏んでいけば大丈夫だ!

連日飲み会で体調不良の方は・・・!
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まず予算化されているか確認

会社によって恒例の宴会がある場合、予算化されている場合があります。

会社によって違うので上司に予算の有無を確認しましょう。

予算化されている場合は予算を確認後、店選びや宴会プランを決める流れになります。

パグ幹事
予算化されていない場合は会費制になります!オーソドックスなのは会費制ですね!

会費の設定、店選びと宴会プランの確認

まず会費を決めましょう。

会費の相場は3000円~4000円が平均的で、会費を高めに設定すると出席率の低下につながりますので、相場の範囲内に設定しましょう。

会費が決まれば次は店選びとなります。

店選びは全国チェーンのような大手居酒屋にするのは好ましくありません。

パグ幹事
熟考の結果、つ〇八に決定しますた!
はゆま
ありきたり過ぎやしないかい?

より出席者を増やすこコツは魅力的な店選び。

いつでも行けるような居酒屋はやめて、普段みんなが行かないような店にするのがベストです。

ありきたりな居酒屋にせず目新しい店にすることで、出席率の向上が見込めます。

目をつけた店に会費(または予算)の範囲でプランがあるか確認し、食べログなどの口コミサイトで高評価の店を選ぶようにすればOKです。

出席人数はだいたい検討がつくと思うので、店の大部屋・中部屋も意識した店選びをしましょう。

会当日が近づいてからの予約は確証が得られないため、店が決まった時点で仮予約を入れた方が賢明です。

プランに付け足したいメニューがあれば店舗と交渉します。

会費の設定、店の決定・プランの選択のここまでが店選びとなります。

パグ幹事
店が決まればもう勝ちも同然だ!

はゆま
ここから先は流れに沿ってやるだけ!

出欠の確認はメールまたは回覧で

店が決まれば次は出欠の確認をします。

昨今は社内メールで出欠を取ることが多くなりましたが、紙で作って回覧してもかまいません。

アンケートに入れるべき項目は、

  • 日時
  • 場所
  • 住所
  • 電話番号
  • URL(あればでOK)
  • 会費
  • 回答期限

以上の項目を網羅したメール内容にすればOKです。

メールの参考例は以下。

(例)
件名:〇〇さんの歓迎会の出席確認(△月△日開催)のご案内

各位

お疲れ様です。
この度、4月に入社された〇〇さんの歓迎会を、下記の通り開催いたします。
ご多忙のところお手数ですが、出欠のご回答をお願いいたします。

1. 日時  4月1日(水)19:00 ~ 21:00
2. 場所 大衆居酒屋〇〇
  住所 札幌市四苦八区
  TLE 011-〇〇〇〇
  URL http://~~~
3. 会費 3500円
4. 出欠のご回答は幹事の〇〇まで
=============================

ご回答期限は3月25日まででお願い致します。

会費は当日会場にて集金します。
よろしくお願い致します。

このように必要な情報を全てメールに載せて、店の地図なんかも入れてあげたら丁寧でわかりやすいアンケートになりますね。

必ずと言っていいほど期限までに返信してこないいかにも仕事ができなさそうな奴社員もいますので、期限までに返信がない場合は催促のメールをしてかまいません。

出席者を忘れないようにリスト化しておくのも重要で、当日になって来てない人が誰かわからない・・・なんて状態にならないように。

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店に人数を連絡して部屋の調整をする

正式に人数が決定したら店に連絡をしましょう。

もしかすると、仮予約した部屋では人数オーバーになる可能性があるので、人数を正しく連絡し溢れる場合は店と交渉します。

店が案内できる人数をオーバーしても、交渉すればそれ以上に入れてもらえることが多いです。

店までの足(交通手段)の確保

店と人数が決まれば店までの足(交通手段)を確保してください。

公共機関を使うのなら特に準備は必要としませんが、貸切バスを準備したり運転代行業者に依頼したり、社員の数名が自家用車を出すといった打ち合わせをしなくてはなりません。

もし、帰りの足がない人がいれば、帰りの足の準備も必要となります。

パグ幹事
お前らみたいなもんは歩いて帰れ!

はゆま
ひでぇ幹事だなぁ!?

余興は10分~15分で終わる簡単なもので良い

余興を決めるのは面倒ですよね。

パグ幹事
余興とか何すればいいの!?はぁ!?なんだが!?

はゆま
余興は簡単なものでいいんだよ!変に凝らなくてもいいよ!

店をおさえている時間の関係上、余興にあまり時間をかけるべきではないので、10分~15分で済む簡単な余興でかまいません。

昔のように無理して変装したり、歌を披露するなどはしなくても結構です(時代が違います)

簡単にできる余興はビンゴ大会やくじ引き、じゃんけん大会などが挙げられます。

時間をかけない分、景品選びに時間とお金をかけた方がいいですね。

挨拶のお願いと順番は役職を意識、式次第の作成

店、人数、余興も決まれば、会当日に挨拶してもらう人に前もって挨拶をお願いしましょう。

前もってお願いしておかないと、

はゆま幹事
パグ部長、乾杯の音頭をお願いします

パグ部長
・・・聞いてない件について!

というように、なんともいえない雰囲気になってしまうので前もってお願いしましょう。

まず式次第を作ります。

式次第とは式を時系列にプログラム順に並べたものを指します。

  • 1.開会の挨拶
  • 2.始めるにあたっての挨拶
  • 3.乾杯の音頭
  • 4.余談
  • 5.締めの挨拶
  • 6.閉会の挨拶

以上が式次第の作成例となりますが、この順序に挨拶をしてもらう人をあてはめます。

挨拶の順番にも役職を意識しましょう。

  • 1.開会の挨拶:幹事
  • 2.始めの挨拶:最も役職の高い人
  • 3.乾杯の音頭:3番目に役職の高い人
  • 4.余談:盛り上げ上手な人
  • 5.締めの挨拶:2番目に役職の高い人
  • 6.閉会の挨拶:幹事

役職によって挨拶する順序が変わりますので、そこを意識して式次第を作成し、次は挨拶をお願いするメールを送ります。

メールの参考例は、

〇〇部長 鈴木一郎 様

お疲れ様です。

既にご案内のことと存じますが、〇〇会の日程が来る〇月〇日に決定致しましたのでご連絡致します。

ご多忙とは存じますが、是非ご出席いただけますようお願い申し上げます。

また、大変恐縮ですが、場を盛り上げ社員の親睦を深めるために〇〇様にぜひ一言頂戴したく存じます。

というように、丁重に失礼のないようにお願いしましょう。

まとめ

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40個だなんてとんでもない!

以上の7つのポイントをおさえれば幹事の準備は整います。

さっさと準備を終わらせて、自分が一番楽しめる会にしましょう!

ビジネスマンの飲み過ぎの救世主
男の青汁


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    おこがましいよね、ほしい物リストを公開する奴。

    本当に軽蔑するわ、ほしい物リストを公開する奴。。

    ほしい物リストなんてみっともないわ!

    2 件のコメント

  • こんばんは、来月23日に突然忘年会が決まりました。楽しいのは社員だけで普段仕事のこと以外殆ど
    話さないし今の所行く人が会社の社員全員のうち半分以下で行かない人が何人も居るので行きません、丁度2階の部屋の掃除になっているし、現地集合(長島温泉はなみずき)なので行きません。そんな事するなら早く社員にして今年ボーナスを出してくれた方が余程良い。

    • 温泉でやるんですか、なかなかの規模の飲み会ですね。

      それにしても現地集合って雑ですねw

      社員だけど楽しめそうにありません・・・( ;∀;)

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    ABOUTこの記事をかいた人

    月間5万人が訪れるブログ「あすそと」 札幌在住36歳の会社員兼ブロガー。 10歳年下の奥さんとデグー(ネズミ)2匹と暮らしています。 19歳からブログを5年間続け就職と同時に卒業。 30代に入り副業でWEBライターを始める。 記事を書くことの楽しさを思い出し2017年に当ブログを立ち上げてブログ界にカムバック。 座右の銘は「人生とは暇つぶし」