飲み会の幹事を任された時におさえたい７つのポイント【会費・挨拶】

LOWYA新生活特集

B-SquAdのはゆま（@mshayuma）だっ！

２０１７年、「日頃の労をねぎらう慰労会？なぜかバイトだけ労って社員が労われない件」という記事でも触れましたが、今年もその季節がやってきました。

今年の飲み会で僕はいきなり幹事を任されることになりました。

お酒を飲まない僕なので、もちろん幹事という役目をこなしたことが現在までありませんでした。

飲み会の幹事がめちゃくちゃ面倒な件について

俺以外にもう１人幹事がいるけど、そいつは何もしない件について

俺はアルコールがダメな件について

— はゆま@あすそと&デグーブロガー (@mshayuma) 2018年10月28日

幹事の経験がない人にとって、その役目を任されることは「面倒」「不安」「逃げたい」と碇シンジ君ばりに逃げの姿勢を見せてしまうものです。

念のためネットで「幹事のやり方」を検索しても、「おさておきたい４０個のポイント」のような記事が表示され、

４０個もおさえたくない件について！

と発狂しかけました。

しかし、実際に幹事をやってみておさえるべきポイントは７つだけで良いことに気づいたので、今後幹事を任される人のために「幹事のやり方~準備編~」としてご紹介したい。

おさえたいのはポイントではなく君のハートだ！（？）

というわけで、幹事の準備について語ってもいいよなぁ！？

幹事任されちゃった！やばーい！

落ち着けパグよ！手順を１つずつ踏んでいけば大丈夫だ！

連日飲み会で体調不良の方は・・・！

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まず予算化されているか確認

会社によって恒例の宴会がある場合、予算化されている場合があります。

会社によって違うので上司に予算の有無を確認しましょう。

予算化されている場合は予算を確認後、店選びや宴会プランを決める流れになります。

予算化されていない場合は会費制になります！オーソドックスなのは会費制ですね！

会費の設定、店選びと宴会プランの確認

まず会費を決めましょう。

会費の相場は3000円～4000円が平均的で、会費を高めに設定すると出席率の低下につながりますので、相場の範囲内に設定しましょう。

会費が決まれば次は店選びとなります。

店選びは全国チェーンのような大手居酒屋にするのは好ましくありません。

熟考の結果、つ〇八に決定しますた！

ありきたり過ぎやしないかい？

より出席者を増やすこコツは魅力的な店選び。

いつでも行けるような居酒屋はやめて、普段みんなが行かないような店にするのがベストです。

ありきたりな居酒屋にせず目新しい店にすることで、出席率の向上が見込めます。

目をつけた店に会費（または予算）の範囲でプランがあるか確認し、食べログなどの口コミサイトで高評価の店を選ぶようにすればＯＫです。

出席人数はだいたい検討がつくと思うので、店の大部屋・中部屋も意識した店選びをしましょう。

会当日が近づいてからの予約は確証が得られないため、店が決まった時点で仮予約を入れた方が賢明です。

プランに付け足したいメニューがあれば店舗と交渉します。

会費の設定、店の決定・プランの選択のここまでが店選びとなります。

店が決まればもう勝ちも同然だ！

ここから先は流れに沿ってやるだけ！

出欠の確認はメールまたは回覧で

店が決まれば次は出欠の確認をします。

昨今は社内メールで出欠を取ることが多くなりましたが、紙で作って回覧してもかまいません。

アンケートに入れるべき項目は、

以上の項目を網羅したメール内容にすればＯＫです。

メールの参考例は以下。

（例）
件名：〇〇さんの歓迎会の出席確認（△月△日開催）のご案内

各位

お疲れ様です。
この度、4月に入社された〇〇さんの歓迎会を、下記の通り開催いたします。
ご多忙のところお手数ですが、出欠のご回答をお願いいたします。

1.　日時　 4月1日（水）19:00 ～ 21:00
2.　場所　大衆居酒屋〇〇
　　住所　札幌市四苦八区
　　TLE　011-〇〇〇〇
　　URL　http://～～～
3.　会費　3500円
4.　出欠のご回答は幹事の〇〇まで
=============================

ご回答期限は3月25日まででお願い致します。

会費は当日会場にて集金します。
よろしくお願い致します。

このように必要な情報を全てメールに載せて、店の地図なんかも入れてあげたら丁寧でわかりやすいアンケートになりますね。

必ずと言っていいほど期限までに返信してこないいかにも仕事ができなさそうな奴社員もいますので、期限までに返信がない場合は催促のメールをしてかまいません。

出席者を忘れないようにリスト化しておくのも重要で、当日になって来てない人が誰かわからない・・・なんて状態にならないように。

店に人数を連絡して部屋の調整をする

正式に人数が決定したら店に連絡をしましょう。

もしかすると、仮予約した部屋では人数オーバーになる可能性があるので、人数を正しく連絡し溢れる場合は店と交渉します。

店が案内できる人数をオーバーしても、交渉すればそれ以上に入れてもらえることが多いです。

店までの足（交通手段）の確保

店と人数が決まれば店までの足（交通手段）を確保してください。

公共機関を使うのなら特に準備は必要としませんが、貸切バスを準備したり運転代行業者に依頼したり、社員の数名が自家用車を出すといった打ち合わせをしなくてはなりません。

もし、帰りの足がない人がいれば、帰りの足の準備も必要となります。

お前らみたいなもんは歩いて帰れ！

ひでぇ幹事だなぁ！？

余興は１０分～１５分で終わる簡単なもので良い

余興を決めるのは面倒ですよね。

余興とか何すればいいの！？はぁ！？なんだが！？

余興は簡単なものでいいんだよ！変に凝らなくてもいいよ！

店をおさえている時間の関係上、余興にあまり時間をかけるべきではないので、１０分～１５分で済む簡単な余興でかまいません。

昔のように無理して変装したり、歌を披露するなどはしなくても結構です（時代が違います）

簡単にできる余興はビンゴ大会やくじ引き、じゃんけん大会などが挙げられます。

時間をかけない分、景品選びに時間とお金をかけた方がいいですね。

挨拶のお願いと順番は役職を意識、式次第の作成

店、人数、余興も決まれば、会当日に挨拶してもらう人に前もって挨拶をお願いしましょう。

前もってお願いしておかないと、

パグ部長、乾杯の音頭をお願いします

・・・聞いてない件について！

というように、なんともいえない雰囲気になってしまうので前もってお願いしましょう。

まず式次第を作ります。

式次第とは式を時系列にプログラム順に並べたものを指します。

以上が式次第の作成例となりますが、この順序に挨拶をしてもらう人をあてはめます。

挨拶の順番にも役職を意識しましょう。

役職によって挨拶する順序が変わりますので、そこを意識して式次第を作成し、次は挨拶をお願いするメールを送ります。

メールの参考例は、

〇〇部長　鈴木一郎　様

お疲れ様です。

既にご案内のことと存じますが、〇〇会の日程が来る〇月〇日に決定致しましたのでご連絡致します。

ご多忙とは存じますが、是非ご出席いただけますようお願い申し上げます。

また、大変恐縮ですが、場を盛り上げ社員の親睦を深めるために〇〇様にぜひ一言頂戴したく存じます。

というように、丁重に失礼のないようにお願いしましょう。

まとめ

４０個だなんてとんでもない！

以上の７つのポイントをおさえれば幹事の準備は整います。

さっさと準備を終わらせて、自分が一番楽しめる会にしましょう！

ビジネスマンの飲み過ぎの救世主

男の青汁